Assistant(e) de Direction VP Communications et Affaires Publiques F/H/NB - CDI

Disneyland Paris est leader de la marque Disney en Europe. Nous créons la magie de Disney pour des millions de familles et de fans et leur laissons des souvenirs inoubliables. Garant de l'image de l'entreprise, le département Communication et Affaires Publiques construit et défend la réputation de Disneyland Paris.

En interne, son action est de fédérer les salariés et vulgariser les priorités stratégiques.

 En externe, sa mission vise à informer et engager ses publics (institutionnels, presse, influenceurs…) et accroître la reconnaissance de ses atouts et leur visibilité.

Afin de nous accompagner dans notre mission, nous recherchons un(e) Assistant(e) du Vice-Président de la Communication et des Affaires publiques. Cette personne sera en charge de toutes ses tâches administratives, dans le respect de la confidentialité et de nos Cinq Clés Disney : Sécurité, Courtoisie, Inclusion, Spectacle et Efficacité.

Ce rôle est essentiel pour garantir que l'équipe de direction puisse tirer le meilleur parti de ses journées et œuvrer de la manière la plus efficace possible. 

Les principales responsabilités consistent à fournir un soutien administratif et logistique au Vice-Président communications et affaires publiques, ainsi qu’à l'équipe de direction de la division dans son ensemble. Cette personne sera notamment en charge de la gestion et la coordination proactive du calendrier, la préparation des présentations, le traitement des factures, les notes de frais, la réservation des voyages, ainsi que d'autres tâches administratives demandées par la direction.  

Votre mission ?

Au quotidien, vous pouvez être amené(e) à :

• Anticiper et gérer plusieurs agendas à la fois pour permettre une programmation efficace des réunions demandées, sur plusieurs fuseaux horaires.
• Créer des itinéraires de voyages dans plusieurs villes, en tenant compte des fuseaux horaires et d'autres facteurs critiques.
• Assister dans l’organisation des visites des « Cast Members » et dirigeants venant du monde entier : gestion complète de la visite à Disneyland Paris et en région parisienne (transport, agenda, réservation d'hôtel, etc.).
• Assurer l'interface avec les bureaux des dirigeants pour les diverses demandes de renseignements émanant de parties prenantes internes ou externes.
• Réserver les salles de conférence - programmer les réunions et les événements streaming.
• Acheter toutes les fournitures de bureau pour le département, gérer les bons de commande, les contrats avec les fournisseurs et les rapprochements de facturation.
• Préparer des rapports et des comptes rendus, y compris les relevés du temps des équipes, les notes de frais et les comptes financiers.
• Aider à l'intégration des nouveaux Cast Members : vous serez le "visage accueillant", la personne sur laquelle les nouveaux employés comptent pour répondre à toutes leurs questions et serez garante de protocoles spécifiques comprenant l'accès aux bâtiments, le support informatique, etc.
• Gérer le planning et l'entretien des véhicules de service ainsi que les autres biens du département.
• Aider à la préparation de présentations et d'autres documents (formats Excel, Word, Power point, etc.).
• Former/aider d’autres assistant(e)s au besoin, dans des domaines tels que les outils informatiques, et coacher sur les « savoirs-être » attendus tels que le travail d'équipe.
• Gérer des projets de bout en bout.
• Soutenir d'autres départements si nécessaire.
•  Veiller au respect des procédures et des normes de qualité (efficacité, accueil et qualité de l'information, etc.), des normes environnementales, ainsi que des règles de santé et de sécurité.
• Développer des partenariats et des relations solides avec les assistant(e)s des autres départements ainsi que celles et ceux du Comité Exécutif.

Vos atouts pour réussir ?

• Vous avez idéalement travaillé en tant qu'assistant(e) de direction dans un environnement international et vous êtes à l'aise pour interagir avec des dirigeants de tous niveaux.
• Outils informatiques :  la maîtrise d'Office Suite/ Pack Office (notamment Powerpoint dans le cadre de présentations) est requise. La connaissance des outils CTT (saisie du temps de travail), SRM (saisie des commandes), CONCUR (notes de frais), SGS (logiciel de sécurité) est un plus.
• Langues (lire/écrire/parler) : la maitrise du français et de l’anglais courant (minimum C1) est indispensable. La pratique d’autres langues étrangères est un plus.
• Vos solides connaissances et compétences administratives, votre attitude positive, votre anticipation des besoins, votre souci du détail, votre personnalité orientée vers la recherche de solutions et votre désir constant de dépasser les attentes du poste seront les clés pour réussir dans ce rôle.

La différence Disney ?

• Développer et créer des plans de communication pour la destination préférée des familles en Europe dans le domaine du divertissement, vectrice de changement social.

• Faire partie d’une équipe dynamique responsable de la communication proactive et réactive en lien avec l’expansion de Disneyland Paris et de la transformation du Parc Walt Disney Studios.

• L’opportunité de travailler avec de nombreux leaders à travers l’Europe pour améliorer la réputation de Disneyland Paris et apporter une plus grande visibilité sur les contributions et les efforts durables de la société sur le plan paneuropéen.

Disneyland Paris est soucieux d’offrir à ses Cast Members les conditions de travail les plus favorables à leur épanouissement professionnel. Dans ce cadre et pour garantir une flexibilité optimale, les emplois qui ne nécessitent pas une intervention ou l’accès à des installations ou applications sur site et/ou des interactions physiques peuvent s’exercer en télétravail, avec un minimum de présence requis de cinq jours par mois sur site.

Prêt à participer à une formidable aventure humaine ? A rejoindre nos collaborateurs (Cast Members) partageant la même ambition professionnelle : celle de faire vivre la magie Disneyland Paris pour les millions de visiteurs qui viennent dans nos parcs tous les ans ?

Il ne vous reste plus qu’à postuler car nous sommes prêts à vous donner les moyens de faire rayonner vos talents !